Ugman
Модератор
Безболезненный перевод сотрудников на «домашний офис»
Поднимая тему домашнего офиса, можем для начала взглянуть на западные рынки, которые традиционно обгоняют российский в уровне менеджмента и управления персоналом на несколько лет.
За последние 20 лет количество удалённых сотрудников в Штатах выросло в 4 раза. В 2015 году в США 37% работников частного сектора работали удалённо. Американские частные и государственные компании стараются таким образом решить много разных проблем: от экономии денег до защиты окружающей среды (меньше белых воротничков едут в офисы — меньше газов выбрасывается в атмосферу).
Почему это важно для России
В городах разное количество специалистов. Профессиональные ресурсы в России распределены неравномерно. Найти высококлассного менеджера в городке с населением 200 тыс. человек очень сложно. Иногда в отдельном городе может вообще не быть представителей отдельных профессий, например переводчиков, SMM-специалистов или инженеров-проектировщиков. Переводить всю компанию в Москву из-за 2-3 специалистов нецелесообразно.
Разные зарплаты в регионах. Двукратный разрыв между столичными и региональными зарплатами сохраняется уже много лет и никаких предпосылок для его сокращения пока нет. Если ваш программист из Москвы, вы платите 80-100 тыс. руб, а если он живёт и работает в Саранске, где средняя зарплата в 2,5 раза ниже, то вы экономите 50-60 тыс. руб. на одну штатную единицу.
Новая рыночная ситуация. Доходы россиян продолжают снижаться, а с ними и покупательная способность. Каждая компания ищет способ компенсировать снижение среднего чека. Новая рыночная ситуация (а вовсе не временный «кризис») будет сохраняться и дальше. Клиенты тратят меньше, конкуренция и издержки растут. Чтобы выжить на рынке, компаниям нужно экономить как можно больше денег.
Падающая производительность труда. В России, к сожалению, продолжает снижаться производительность труда. Немалую лепту в этот процесс вносят и традиционные офисные проблемы: шум, постоянные отвлечения на общение с коллегами, никому не нужные многочасовые совещания и бюрократизация процесса принятия решений.
Что нас ждёт
Несмотря на всё это, количество удалённых сотрудников в России невелико. В 2014 году таких было около 2,53 млн человек — примерно 4% от всего количества занятых (68 млн).
Однако 20% российских компаний планируют в 2016 году увеличить количество удалённых сотрудников, а к 2020 году каждый пятый россиянин, занятый в частном секторе, будет работать вне офиса. Экономия от перевода на «удалёнку» составит к тому времени более 1 трлн рублей, говорится в исследовании «J’son & Partners Consulting».
Многие компании уже создали такие офисы. И если раньше это были, в основном, колл-центры крупных брендов, то теперь «удаляют» и маркетинговые подразделения, и бэк-офисы крупных банков и страховых компаний.
Финансовые выгоды от перевода очевидны; открытым остается только вопрос сохранения продуктивности распределённых компаний. Владельцы опасаются внедрять «удалёнку» из-за высоких первоначальных затрат на IT-инфраструктуру, менеджеры боятся утратить контроль, а HR-департаменты сетуют на невозможность эффективной мотивации удалённых сотрудников. Объём работ по переводу кажется гигантским, но на практике это не так.
4 шага к удалённому офису
1. Планирование
Продуктивность невозможна без планирования, поскольку это измеримая мера соответствия результата затраченным силам и средствам. Грустно, что многие компании часто не имеют текущих планов работы вообще, ведь всегда можно пойти в соседний отдел или к руководителю и узнать, «что у нас на эту неделю».
Мы часто предлагаем своим пользователям комбинацию из двух инструментов: CRM-системы (например, amoCRM или «Битрикс 24») и Google-Календаря.
Большинство CRM-систем построены на принципе планирования и контроля каждой сделки от первого контакта до состояния «После оплаты». При этом все сотрудники, имеющие доступ к информации о клиентах и контактах компании, могут вносить данные о том, что они сделали по конкретной сделке или контакту и ставить напоминания о целевых действиях. На электронную почту сотрудника каждое утро приходит список задач, которые он должен сегодня сделать по каждой сделке.
Задачи должен формулировать не робот, а менеджер или другой сотрудник. Формулировки желательно задавать максимально чёткие: «Позвонить, проконтролировать получение документов» или «Подготовить презентацию продукта для банковской сферы».
Особенно важно, что все эти напоминания складываются в план работы по каждой сделке, по направлению работы и по компании в целом. Встречи и планерки, даже если они и будут проводиться по видеосвязи, тоже должны быть чётко спланированы. Это необходимо из-за того, что у каждого члена распределённой команды свой график (менеджер может поехать днём на встречу, а программисты любят работать ночью: поэтому, чтобы они «встретились», нужно договориться об удобном для всех времени).
Если вы каждый день посвящаете 10 минут планёрке по задачам на сегодня, вносить её в план не обязательно. Но если вы хотите обсудить с участниками команды важные инициативы, работу по ключевым клиентам или подарок на день рождения любимому бухгалтеру — создайте событие в общедоступном календаре (вот как это делается, например, в Google Календаре) и каждый участник будущего совещания получит уведомление о его времени и сможет подготовиться к продуктивному обмену информацией.
2. Совместная работа
Для совместной работы работы над задачами распределённые компании могут использовать программы аналогичные Wrike, Teamer или Workstation. Главное удобство таких программ — возможность ставить задачи в реальном времени. Сотрудники сразу получают уведомление о новой задаче в виде оповещения на экране.
Такая программа поможет чётко соблюдать сроки. В большинстве из них есть поле ввода точной даты и даже времени «сдачи» работы. Настройте напоминания внутри интерфейса программы или по электронной почте и сотрудник уже не сможет забыть о делах, которые должен сделать (руководитель может регулярно проверять список выполненных и просроченных дел).
Если нужно сделать что-то, для чего у одного сотрудника нет навыков (установить программу или быстро обработать картинку в графическом редакторе), для этого идеально подходит программа удалённого доступа к рабочему столу.
Например, TeamViewer подключается к удалённому компьютеру за несколько секунд. Сотрудник с нужной квалификацией может подключиться к компьютеру своего коллеги из любой точки планеты и настроить там всё, что нужно, параллельно объясняя свои действия голосом по Skype.
3. Общение команды
Skype был золотым стандартом для удаленной работы много лет. Но из-за многочисленных экспериментов и нововведений в дизайне интерфейса и уведомлений, программа постепенно превращается в главный раздражитель (*Прим. редакции: а еще он довольно часто «глючит»).
Мы рекомендуем использовать Skype только для общения с клиентами (особенно полезна его функция демонстрации экрана) и для совещаний продолжительностью более 10 минут. В остальное время программу лучше переводить в режим «Нет на месте» — так вас не будут отвлекать всплывающие сообщения.
Оперативные вопросы удобнее решать с помощью мессенджера. Например, Telegram поддерживает десктопную и мобильную версию, где чаты синхронизируются мгновенно. Главное удобство мессенджеров в том, что сотрудники могут общаться как всей командой, так и лично, даже если не знают номеров друг-друга. Создайте отдельные чаты для каждого проекта или департамента, чтобы отделам и командам проектов было удобно обсуждать их внутренние задачи.
Использование мессенджера более логично и с точки зрения доступности удалённых сотрудников. Если у вас срочное дело — напишите короткое сообщение и сотрудник мгновенно получит звуковое уведомление о проблеме на мобильный телефон и вернётся к работе.
4. Оценка производительности
Как оплачивать удалённую работу? В офисе все сидят с 9:00 до 18:00, но дома человек работает в удобное для него время (если график не регламентирован).
Другой важный фактор — нужно понимать:
- что уже сделано,
- кто над чем работал и работает.
Для постоянного мониторинга работы распределённого офиса можно использовать автоматическую систему учёта рабочего времени. Такая программа считает, сколько времени отработал сотрудник сегодня или за любое другое время, какими программами и сайтами он пользовался во время рабочего дня.
Отчёт «Структура дня» показывает всю информацию на одном экране: время начала работы, текущая задача, типы задач и топ самых часто используемых программ и сайтов
Если сотрудник отошёл от компьютера больше, чем на пять минут, при возвращении к работе тайм-трекер автоматически напомнит ему о задаче, которую он выполняет и спросит, нужно ли завершить её или продолжить.
Система учёта рабочего времени поможет сразу понять продуктивность работы всех сотрудников и верно оценить возможности команды. Если менеджер точно знает, кто сколько времени работал в каждой программе и что отвлекает сотрудников от работы, он может быстро и точно создать удобный график для каждого сотрудника.
При выборе такой программы нужно руководствоваться пятью главными характеристиками:
- максимальное количество пользовательских настроек,
- понятные отчеты, которые дают полезную информацию,
- возможность интеграции с вашими системами (IP-телефония, календари и др.),
встроенный тайм-трекер,
- быстрая выгрузка любых отчетов и табелей в Excel.
Сегодня на рынке тайм-трекеров более 500 активных игроков. В США подобное ПО используют 75% компаний, в России пока только 10-15%. Среди лидеров часто называют американские Toggl, Harvest и Asana.
Пока вы ещё не Facebook
В интервью Сиб.фм директор по маркетингу сервисов компании «Яндекс» Андрей Себрант сказал, что «работа по созданию продуктов будущего делается в огромных офисах».
«В представлении людей, работа будущего — это когда все сидят в Таиланде или на Гоа, когда полный фриланс. Но Apple, Google, Facebook запрещено нанимать фрилансеров», — отметил Себрант.
Несомненно, это так. Но если вы не создаёте «продукты будущего», а просто принимаете заявки на ремонт автомобилей или делаете чертежи систем вентиляции, вам не нужен огромный офис со SPA-центром и сигвеями.
Приводить в пример Google или Facebook приятно и интересно; это сразу привлекает внимание. Но уровень организационной культуры, а главное, финансовые возможности этих компаний не идут ни в какое сравнение с мебельным магазином в Тольятти или дизайн-студией в Кирове.
В основе продуктивной удалённой работы лежат устойчивые коммуникации, постоянная оценка производительности, уверенность руководителей в своей команде и ответственность сотрудников.
Для большинства компаний из реального сектора экономики домашний офис — хорошая возможность работать эффективнее (если принимать за определение эффективности сокращение издержек и рост прибыли).
Поднимая тему домашнего офиса, можем для начала взглянуть на западные рынки, которые традиционно обгоняют российский в уровне менеджмента и управления персоналом на несколько лет.
За последние 20 лет количество удалённых сотрудников в Штатах выросло в 4 раза. В 2015 году в США 37% работников частного сектора работали удалённо. Американские частные и государственные компании стараются таким образом решить много разных проблем: от экономии денег до защиты окружающей среды (меньше белых воротничков едут в офисы — меньше газов выбрасывается в атмосферу).
Почему это важно для России
В городах разное количество специалистов. Профессиональные ресурсы в России распределены неравномерно. Найти высококлассного менеджера в городке с населением 200 тыс. человек очень сложно. Иногда в отдельном городе может вообще не быть представителей отдельных профессий, например переводчиков, SMM-специалистов или инженеров-проектировщиков. Переводить всю компанию в Москву из-за 2-3 специалистов нецелесообразно.
Разные зарплаты в регионах. Двукратный разрыв между столичными и региональными зарплатами сохраняется уже много лет и никаких предпосылок для его сокращения пока нет. Если ваш программист из Москвы, вы платите 80-100 тыс. руб, а если он живёт и работает в Саранске, где средняя зарплата в 2,5 раза ниже, то вы экономите 50-60 тыс. руб. на одну штатную единицу.
Новая рыночная ситуация. Доходы россиян продолжают снижаться, а с ними и покупательная способность. Каждая компания ищет способ компенсировать снижение среднего чека. Новая рыночная ситуация (а вовсе не временный «кризис») будет сохраняться и дальше. Клиенты тратят меньше, конкуренция и издержки растут. Чтобы выжить на рынке, компаниям нужно экономить как можно больше денег.
Падающая производительность труда. В России, к сожалению, продолжает снижаться производительность труда. Немалую лепту в этот процесс вносят и традиционные офисные проблемы: шум, постоянные отвлечения на общение с коллегами, никому не нужные многочасовые совещания и бюрократизация процесса принятия решений.
Что нас ждёт
Несмотря на всё это, количество удалённых сотрудников в России невелико. В 2014 году таких было около 2,53 млн человек — примерно 4% от всего количества занятых (68 млн).
Однако 20% российских компаний планируют в 2016 году увеличить количество удалённых сотрудников, а к 2020 году каждый пятый россиянин, занятый в частном секторе, будет работать вне офиса. Экономия от перевода на «удалёнку» составит к тому времени более 1 трлн рублей, говорится в исследовании «J’son & Partners Consulting».
Многие компании уже создали такие офисы. И если раньше это были, в основном, колл-центры крупных брендов, то теперь «удаляют» и маркетинговые подразделения, и бэк-офисы крупных банков и страховых компаний.
Финансовые выгоды от перевода очевидны; открытым остается только вопрос сохранения продуктивности распределённых компаний. Владельцы опасаются внедрять «удалёнку» из-за высоких первоначальных затрат на IT-инфраструктуру, менеджеры боятся утратить контроль, а HR-департаменты сетуют на невозможность эффективной мотивации удалённых сотрудников. Объём работ по переводу кажется гигантским, но на практике это не так.
4 шага к удалённому офису
1. Планирование
Продуктивность невозможна без планирования, поскольку это измеримая мера соответствия результата затраченным силам и средствам. Грустно, что многие компании часто не имеют текущих планов работы вообще, ведь всегда можно пойти в соседний отдел или к руководителю и узнать, «что у нас на эту неделю».
Мы часто предлагаем своим пользователям комбинацию из двух инструментов: CRM-системы (например, amoCRM или «Битрикс 24») и Google-Календаря.
Большинство CRM-систем построены на принципе планирования и контроля каждой сделки от первого контакта до состояния «После оплаты». При этом все сотрудники, имеющие доступ к информации о клиентах и контактах компании, могут вносить данные о том, что они сделали по конкретной сделке или контакту и ставить напоминания о целевых действиях. На электронную почту сотрудника каждое утро приходит список задач, которые он должен сегодня сделать по каждой сделке.
Задачи должен формулировать не робот, а менеджер или другой сотрудник. Формулировки желательно задавать максимально чёткие: «Позвонить, проконтролировать получение документов» или «Подготовить презентацию продукта для банковской сферы».
Особенно важно, что все эти напоминания складываются в план работы по каждой сделке, по направлению работы и по компании в целом. Встречи и планерки, даже если они и будут проводиться по видеосвязи, тоже должны быть чётко спланированы. Это необходимо из-за того, что у каждого члена распределённой команды свой график (менеджер может поехать днём на встречу, а программисты любят работать ночью: поэтому, чтобы они «встретились», нужно договориться об удобном для всех времени).
Если вы каждый день посвящаете 10 минут планёрке по задачам на сегодня, вносить её в план не обязательно. Но если вы хотите обсудить с участниками команды важные инициативы, работу по ключевым клиентам или подарок на день рождения любимому бухгалтеру — создайте событие в общедоступном календаре (вот как это делается, например, в Google Календаре) и каждый участник будущего совещания получит уведомление о его времени и сможет подготовиться к продуктивному обмену информацией.
2. Совместная работа
Для совместной работы работы над задачами распределённые компании могут использовать программы аналогичные Wrike, Teamer или Workstation. Главное удобство таких программ — возможность ставить задачи в реальном времени. Сотрудники сразу получают уведомление о новой задаче в виде оповещения на экране.
Такая программа поможет чётко соблюдать сроки. В большинстве из них есть поле ввода точной даты и даже времени «сдачи» работы. Настройте напоминания внутри интерфейса программы или по электронной почте и сотрудник уже не сможет забыть о делах, которые должен сделать (руководитель может регулярно проверять список выполненных и просроченных дел).
Если нужно сделать что-то, для чего у одного сотрудника нет навыков (установить программу или быстро обработать картинку в графическом редакторе), для этого идеально подходит программа удалённого доступа к рабочему столу.
Например, TeamViewer подключается к удалённому компьютеру за несколько секунд. Сотрудник с нужной квалификацией может подключиться к компьютеру своего коллеги из любой точки планеты и настроить там всё, что нужно, параллельно объясняя свои действия голосом по Skype.
3. Общение команды
Skype был золотым стандартом для удаленной работы много лет. Но из-за многочисленных экспериментов и нововведений в дизайне интерфейса и уведомлений, программа постепенно превращается в главный раздражитель (*Прим. редакции: а еще он довольно часто «глючит»).
Мы рекомендуем использовать Skype только для общения с клиентами (особенно полезна его функция демонстрации экрана) и для совещаний продолжительностью более 10 минут. В остальное время программу лучше переводить в режим «Нет на месте» — так вас не будут отвлекать всплывающие сообщения.
Оперативные вопросы удобнее решать с помощью мессенджера. Например, Telegram поддерживает десктопную и мобильную версию, где чаты синхронизируются мгновенно. Главное удобство мессенджеров в том, что сотрудники могут общаться как всей командой, так и лично, даже если не знают номеров друг-друга. Создайте отдельные чаты для каждого проекта или департамента, чтобы отделам и командам проектов было удобно обсуждать их внутренние задачи.
Использование мессенджера более логично и с точки зрения доступности удалённых сотрудников. Если у вас срочное дело — напишите короткое сообщение и сотрудник мгновенно получит звуковое уведомление о проблеме на мобильный телефон и вернётся к работе.
4. Оценка производительности
Как оплачивать удалённую работу? В офисе все сидят с 9:00 до 18:00, но дома человек работает в удобное для него время (если график не регламентирован).
Другой важный фактор — нужно понимать:
- что уже сделано,
- кто над чем работал и работает.
Для постоянного мониторинга работы распределённого офиса можно использовать автоматическую систему учёта рабочего времени. Такая программа считает, сколько времени отработал сотрудник сегодня или за любое другое время, какими программами и сайтами он пользовался во время рабочего дня.
Отчёт «Структура дня» показывает всю информацию на одном экране: время начала работы, текущая задача, типы задач и топ самых часто используемых программ и сайтов
Если сотрудник отошёл от компьютера больше, чем на пять минут, при возвращении к работе тайм-трекер автоматически напомнит ему о задаче, которую он выполняет и спросит, нужно ли завершить её или продолжить.
Система учёта рабочего времени поможет сразу понять продуктивность работы всех сотрудников и верно оценить возможности команды. Если менеджер точно знает, кто сколько времени работал в каждой программе и что отвлекает сотрудников от работы, он может быстро и точно создать удобный график для каждого сотрудника.
При выборе такой программы нужно руководствоваться пятью главными характеристиками:
- максимальное количество пользовательских настроек,
- понятные отчеты, которые дают полезную информацию,
- возможность интеграции с вашими системами (IP-телефония, календари и др.),
встроенный тайм-трекер,
- быстрая выгрузка любых отчетов и табелей в Excel.
Сегодня на рынке тайм-трекеров более 500 активных игроков. В США подобное ПО используют 75% компаний, в России пока только 10-15%. Среди лидеров часто называют американские Toggl, Harvest и Asana.
Пока вы ещё не Facebook
В интервью Сиб.фм директор по маркетингу сервисов компании «Яндекс» Андрей Себрант сказал, что «работа по созданию продуктов будущего делается в огромных офисах».
«В представлении людей, работа будущего — это когда все сидят в Таиланде или на Гоа, когда полный фриланс. Но Apple, Google, Facebook запрещено нанимать фрилансеров», — отметил Себрант.
Несомненно, это так. Но если вы не создаёте «продукты будущего», а просто принимаете заявки на ремонт автомобилей или делаете чертежи систем вентиляции, вам не нужен огромный офис со SPA-центром и сигвеями.
Приводить в пример Google или Facebook приятно и интересно; это сразу привлекает внимание. Но уровень организационной культуры, а главное, финансовые возможности этих компаний не идут ни в какое сравнение с мебельным магазином в Тольятти или дизайн-студией в Кирове.
В основе продуктивной удалённой работы лежат устойчивые коммуникации, постоянная оценка производительности, уверенность руководителей в своей команде и ответственность сотрудников.
Для большинства компаний из реального сектора экономики домашний офис — хорошая возможность работать эффективнее (если принимать за определение эффективности сокращение издержек и рост прибыли).